Jak uspořádat akci, které se zúčastní desítky až stovky osob? Bez předchozích zkušeností můžete snadno udělat chybu, což vás bude stát nejen spoustu peněz, ale také dobré jméno. Proto se pořadatelé obrací na profesionály, případně outsourcují alespoň některé úkony. Pokud však razíte názor, že si vše lépe zorganizujete vlastními silami, pak se vám budou hodit následující doporučení. Připravili jsme pro vás základní pravidla pro uspořádání úspěšné konference.
Má konference smysl?
V prvé řadě byste si měli ujasnit, jestli se vám organizace akce tohoto typu vyplatí. Nalijte si čistého vína a odpovězte si na otázku, zda je téma atraktivní a zajímavé. Jinými slovy: kdybyste nebyli v kůži organizátora, ale hosta, dorazili byste?
Informační hodnota je alfou. Omegou pak důsledně vybraní řečníci, kteří musí posluchače zaujmout a udržet jejich pozornost po celou dobu přednášky.
Vyberte reprezentativní prostory
Jednou z častých chyb je nevhodně zvolené místo konání akce. Ale jak takové „ideální“ konferenční prostory vypadají? Jsou dostatečně prostorné, kompletně vybavené a komfortní.
Logicky byste neměli podcenit ani dopravní dostupnost do místa, kde se bude akce konat. Máte-li možnost, zvolte místo pro konferenci v Praze, protože ta je z hlediska možností dopravy jasnou volbou.
Dobrou volbou je čtyřhvězdičkový hotel Belvedere. Nachází se na dostupné adrese (blízko centra), disponuje kapacitou pro cca 400 lidí a nabízí několik různě velkých konferenčních sálů.
S plným žaludkem je každá konference lepší
A na co ještě nezapomenout? Samozřejmě na dostatek dobrého jídla a pití. Bude-li o hosty dobře postaráno, jistě vám odpustí nějaký ten nedostatek. Nechcete-li se o nic moc starat, využijete profesionální cateringové služby. Ve zmíněném hotelu Belvedere pro vás personál připraví vše od coffee breaku až po večeři formou rautu.